MISE EN PLACE DES ENTRETIENS ANNUELS
DYNAMISER VOTRE MANAGEMENT PAR DES ENTRETIENS INDIVIDUELS ET RÉPONDRE AINSI À VOS OBLIGATIONS
Pourquoi les entretiens annuels peuvent-ils dynamiser votre mode de management ?
Obligatoire dans certains cas et pour des catégories de salariés (forfait-jour, plus de 45 ans…), l’entretien annuel n’est pas toujours mis en place, et s’il l’est, il est souvent mal appréhendé par les managers, avec des conséquences parfois fâcheuses pour les collaborateurs.
Même dans une petite entreprise, où salariés et employeur sont proches, mettre en place des entretiens annuels d’évaluation n’est pas une initiative superflue. Le système permet de se réserver un moment privilégié pour faire le point sur l’année écoulée, prendre de la distance par rapport au quotidien et projeter le collaborateur vers l’avenir.
C’est aussi et surtout un formidable relais de votre stratégie qui permet d’engager les collaborateurs à contribuer activement à la réussite de votre entreprise et à progresser dans leurs tâches quotidiennes.
Vos employés participent à la performance globale de votre entreprise. Les entretiens annuels d’évaluation constituent en ce sens un excellent outil managérial pour faire le bilan de leurs compétences et déterminer leurs éventuels axes de progression. Vous pouvez à cette occasion leur fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir.
Il permet de passer d’un mode de management réactif à un mode de management participatif et proactif et contribue au bien-être social de votre entreprise.
La mise en place d’une méthodologie pour conduire et gérer les entretiens individuels ne peut se faire sans un regard extérieur avisé et un accompagnement par des professionnels de la pédagogie pour adultes.
Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?
Moment essentiel et privilégié d’échange entre le responsable hiérarchique et chacun de ses collaborateurs, l’entretien individuel n’est pas seulement une formalité administrative ; il constitue un acte fort, qui engage ses acteurs, managers et collaborateurs.
Cet entretien vise en premier à clarifier les attentes réciproques du salarié et de son responsable hiérarchique. Il porte principalement sur les résultats professionnels du salarié au regard des objectifs qui lui ont été assignés.
Il a également pour objet de fixer, pour l’année à venir, des objectifs et des perspectives d’amélioration des résultats, d’établir un bilan prospectif des besoins en formation du salarié et de faire le point sur ses perspectives d’évolution professionnelle et ses souhaits éventuels de mobilité. L’entretien individuel permet ainsi d’évaluer le potentiel professionnel, les compétences et les attentes de chaque collaborateur afin de définir des objectifs de progrès et des perspectives d’évolution réalistes et motivants.
La reconnaissance de la valeur professionnelle du salarié, exprimée à la suite de l’entretien par l’appréciation écrite du responsable hiérarchique, est prise en compte dans le dispositif de promotion et d’avancement, inscrivant ainsi l’entretien d’appréciation dans une logique de parcours professionnel.
L’organisation de ces entretiens suppose la consultation préalable des instances représentatives du personnel qui valident les méthodes et techniques d’évaluation retenues. Celles-ci doivent obligatoirement se baser sur des critères objectifs et pertinents, connus des salariés, car elles ont pour seul et unique but l’évaluation de leurs qualités professionnelles. Les résultats de l’entretien sont pour cette raison strictement confidentiels.
Même dans une petite entreprise, où salariés et employeur sont proches, mettre en place des entretiens annuels d’évaluation n’est pas une initiative superflue. Le système permet de se réserver un moment privilégié pour faire le point sur l’année écoulée, prendre de la distance par rapport au quotidien et projeter le collaborateur vers l’avenir.
C’est aussi et surtout un formidable relais de votre stratégie qui permet d’engager les collaborateurs à contribuer activement à la réussite de votre entreprise et à progresser dans leurs tâches quotidiennes.
Vos employés participent à la performance globale de votre entreprise. Les entretiens annuels d’évaluation constituent en ce sens un excellent outil managérial pour faire le bilan de leurs compétences et déterminer leurs éventuels axes de progression. Vous pouvez à cette occasion leur fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir.
Il permet de passer d’un mode de management réactif à un mode de management participatif et proactif et contribue au bien-être social de votre entreprise.
La mise en place d’une méthodologie pour conduire et gérer les entretiens individuels ne peut se faire sans un regard extérieur avisé et un accompagnement par des professionnels de la pédagogie pour adultes.
Quels sont les différents types d’entretiens individuels et les obligations de l’employeur?
Entretien professionnel, entretien annuel, bilan d’étape… autant de rencontres aux périodicités, aux vocations et aux conséquences différentes, mais dont l’importance dans l’entreprise ne cesse de croître. Il s’agit dans tous les cas d’un entretien individuel entre un salarié et son responsable. Ces entretiens relèvent de la politique Ressources Humaines de l’entreprise.
Il n’est pas encadré par le droit et n’est pas obligatoire, mais il est fortement conseillé. Un arrêt récent de la Cour de cassation rappelle l’importance de cet entretien qui, en cas de conflit entre le salarié et l’employeur sur une question d’évolution professionnelle par exemple, permet à l’employeur de démontrer qu’il a bien respecté son obligation d’adaptation de son salarié. Une importance également soulignée dans le Code du travail, qui, avec la loi du 24 novembre 2009, intègre la notion d’entretien avec l’entretien professionnel de seconde partie de carrière et renforce ainsi la considération accordée aux temps d’échanges entre l’employeur et le salarié dans une logique de co-construction d’un parcours professionnel.
Il existe quatre grands types d’entretiens individuels :
1. L’entretien professionnel
Il doit permettre de définir un projet professionnel pour le salarié et les actions à mettre en œuvre pour le réaliser : formation, mobilité… Ce projet doit répondre à la fois aux souhaits d’évolution du salarié et à la stratégie de l’entreprise ; il peut être un levier pour mettre en place une GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). Il peut mettre en évidence le souhait d’un salarié d’évoluer au sein de l’entreprise ou du groupe.
2. L’entretien de seconde partie de carrière
Obligatoire dans les entreprises de plus de 50 personnes, l’objet de cet entretien est de dynamiser et de sécuriser la seconde partie de carrière des salariés de 45 ans et plus, en leur proposant des perspectives professionnelles intéressantes et valorisantes. Il peut être l’occasion pour le salarié de découvrir des opportunités de mobilité interne ou de préparer la transition de l’activité à la retraite.
3. Le bilan d’étape professionnel
Le BEP (Bilan d’Etape Professionnel), qui doit déterminer les objectifs de formation du salarié, participe à la sécurisation des parcours professionnels. Ses conditions d’application sont soumises à la signature d’un accord national interprofessionnel, dont la négociation n’a pas débuté à ce jour. Pour l’employeur, le BEP permet de déterminer les objectifs de formation du salarié. C’est l’occasion pour ce dernier d’évaluer ses capacités professionnelles et ses compétences. Ce dispositif participe pleinement à la sécurisation des parcours professionnels.
4. L’entretien annuel d’évaluation
Il permet de formaliser les résultats du collaborateur sur l’année écoulée (atteinte ou non des objectifs, actions correctives, promotion, mobilité…) et de définir des objectifs et des engagements réciproques à atteindre l’année suivante.
L'ACCOMPAGNEMENT FIBA EN CINQ ÉTAPES-CLÉS POUR UTILISER LES ENTRETIENS INDIVIDUELS COMME UN OUTIL DE MANAGEMENT PARTICIPATIF ET PROACTIF
Les entretiens annuels d’évaluation du personnel répondent à des enjeux majeurs pour l’entreprise, parmi lesquels celui d’accroître les compétences des salariés ou d’améliorer leur performance collective. Ils doivent, pour être efficaces, s’inscrire dans une logique d’échange et se conclure par des engagements mutuels en termes de moyens et d’objectifs. Un plan d’action doit ainsi être défini à l’issue des entretiens pour permettre l’accompagnement des salariés dans la réalisation de leurs objectifs respectifs :
1. Au regard de votre culture d’entreprise, de votre stratégie, de votre mode de management et de votre politique des Ressources Humaines, nous définissons avec vous ce que vous attendez des entretiens individuels et les sujets qui y seront abordées (fixation d’objectifs pour l’année suivante ou non, discussion autour des augmentations ou non…) ;
2. En fonction de vos attentes, nous adaptons notre kit pédagogique aux spécificités de votre entreprise et élaborons les outils à utiliser (grille de suivi des entretiens, système de consolidation des informations recueillies et reporting à la direction…) ;
3. Sous forme de formation en salle, mixant apport de méthodes et entraînement intensif, nous transférons aux managers les bonnes pratiques pour conduire efficacement leurs entretiens individuels ;
4. Sous forme de coaching individuel, nous accompagnons chaque manager pour l’aider à bien préparer et conduire les entretiens individuels avec ses collaborateurs. Nous organisons systématiquement un débriefing avec le manager à l’issue de chaque entretien pour définir ensemble les zones de progrès ;
5. L’entretien individuel n’étant pas une fin en soi, nous vous aidons à centraliser et analyser les informations recueillies pour affiner votre politique Ressources Humaines. Nous vous aidons à exploiter activement les entretiens individuels et à mettre en œuvre les actions individuelles et collectives qui en découlent.
La mise en place des entretiens annuels nécessite une certaine phase de préparation, au cours de laquelle il vous faudra poser les bonnes questions. La présence d’un conseiller FIBA à vos côtés vous aidera à y voir plus clair et vous garantira l’efficacité de vos entretiens.
Nos spécialistes vous accompagnent de la préparation à la réalisation de vos entretiens annuels. Après en avoir déterminé les principaux enjeux, ils réfléchissent avec vous à leur organisation et vous suggèrent les méthodes d’évaluation les plus adaptées à vos préoccupations. Ils vous guident enfin dans le choix des mesures à intégrer à votre plan d’action en fonction des objectifs fixés à vos salariés et des moyens dont vous disposez.
