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Piste d'audit fiable
La Piste d'Audit Fiable : qu'est-ce que c'est ?
La montée en puissance de la dématérialisation conduit les entreprises à transmettre leurs factures par différentes voies. Toutefois, l’utilisation de ces nouvelles pratiques n’est pas une raison pour déroger aux obligations de conformité fiscale.
En effet, si la Directive Européenne de 2001 rend légale la facture électronique, il y a tout de même des règles à respecter pour garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et la lisibilité de la facture jusqu’à la fin de sa période de conservation.
A défaut, l’administration fiscale pourrait remettre en cause la déductibilité de la TVA. Aussi, pour vous aider à y voir plus clair, nous vous rappelons les 3 moyens de garantir la facture d’origine :
La PAF documentée et permanente
Les factures originales papier ou envoyées par voie électronique dans un format Word ou PDF non sécurisé, doivent obligatoirement être conservées pendant 10 ans, accompagnées d’une piste d’audit fiable (PAF). La PAF consiste à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures émises ou reçues. Elle permet d’apporter la preuve de la validité des factures, de la commande au paiement.
La signature électronique
La facture PDF est garantie grâce à l’utilisation d’une signature électronique sur le document, validée par un certificat électronique qualifié (qui garantit l’identité de la personne signataire). Le certificat de signature électronique est nominatif, délivré à une seule personne par un prestataire de service de certification électronique.
L’EDI
L’Échange de Données Informatiques (EDI) est un message structuré permettant une lecture par ordinateur, dans un format normé par le code général des impôts et entre les parties, et sécurisé, pouvant être traité automatiquement et de manière univoque. Cette méthode de transmission est souvent plus adaptée aux entreprises qui traitent de gros volumes de factures.
Ces obligations de conformité fiscale s’ajoutent aux obligations légales applicables au contenu des factures (mentions légales).
Si vous n’avez pas encore mis en place l’une de ces 3 voies de sécurisation des factures, nos experts vous accompagnent dans les démarches, dans le respect de la législation et de vos obligations.
